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增胖前、先瘦身
08.21.2015
作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)
當一個部門的工作量增加,所有成員都忙不過來時,部門主管的直接想法自然是增加更多人手。然而,
部門在增胖之前,應該先瘦身,亦即先檢討部門內的作業流程是否存在更加精簡的空間。
或許在檢討之後,還是有增加人手的必要,但此時增加的人數也已經與先前不同了,也唯有如此,部門的運作才能更加紮實。
任何一個部門的運作,永遠可以找到可瘦身之處。因為一個部門經年累月下來,或因功能陸續增加,或因彌補既有缺失而設法改善,都會使得該部門創造出更多新的運作方式,此外,隨著業務的擴張,在既有作業流程上的工作流量也跟著增加。一般人從表面看問題時,直覺反應便是增加人手,分擔工作量。或者抱持做多少、算多少的心態,使得未加以處理的部分成了來日可能引爆的地雷。
然而,
許多看似不同的作業方法之間,必定可以找到重複之處,而產生可供精簡的空間。此外,也有部分作業屬於階段性的工作,但階段性任務達成後,卻未適時停止,而成了部門工作量無謂增加的原因。
在組織中看到運作上的問題而創造新的方法來解決,這些方法通常涵蓋了部分舊有的作法在其中。
如果只是採行新的作法,未思考取代的問題;或是新舊方法交替的過渡期結束之後,未將舊的作業系統排除,都會造成組織發胖,增加工作量。
此外,有些作業流程可能是原本就沒有必要,只是設計之初為了解決某些問題卻缺乏經驗,執行之後又無法在短時間內加以檢視,因而一直留存下來,這也會造成工作能量的浪費。
平時的運作當中,組織中每個成員均忙碌於眼前的工作,不見得有時間檢討各項運作內容,因此,
當個人感受到工作量大增,整個部門忙成一團,且非暫時性的現象時,反而提供了一個清楚的訊息,即部門的運作該瘦身了
,此時應該先思考的並非可否增加人手,而是運作方式是否有必要改善。
檢討重點則放在去除不必要的流程,以及不同的作法之間是否可以充分整合。
除了整合之外,
時空環境改變會使得成本結構不同,既有的方法在設計之初可能是當時最理想的方案,但對於當下卻不盡然,這也會產生瘦身的空間。
例如,在廿年前,國內物資相當缺乏,許多人會把公司的文具帶回家中供小孩使用,因此許多公司規定員工使用文具必須登記申請,而當時人力成本便宜,足以負擔這樣的管理成本,如今已經看不到這樣的制度了。
類似的情形也出現在管理具有「大量」特徵的業務。
人思考上的邏輯推演是垂直的,只有步驟,但沒有數量。一套作業流程在處理一個個案時,可能相當完美,但面臨大量的時候,情況則大不相同
,處理一筆多一個步驟無所謂,但處理一萬筆就多一萬次,這會讓人吃不消。所以,
隨著時空環境變遷,加上個人工作經驗的增加,隨時用新的觀念去檢視既有的作法,是組織瘦身的重要方式。
不過,運用任何的道理都須保持彈性。由於
組織瘦身需要一段時間,但有時工作負荷已經太過沈重,透過瘦身來精簡作業已緩不濟急,此時增胖與瘦身可同時進行。
但主管必須瞭解到,此時增加的人力是在瘦身前的狀態下,組織瘦身之後可能產生人力過剩的情形,如果業務量持續增加,則此一人力過剩屬於暫時性,可以接受。但如果是長期的人力過剩,主管不該有多少編制就聘滿多少人員,而應以實事求是的態度面對。
組織就像人的身體一般,不可能毫無贅肉,重點在於一旦發現工作負荷過重時,就必須警覺到瘦身的必要,好比一個人平時就應該保持運動,使身體更加結實,如果等到發胖,身體臃腫不堪的時候才想要減肥,往往就得付出極大的代價。而組織減肥的方式,就是裁員,這是最痛苦的事。
(Y120221u)
(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際集團內部管理課程主題)
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