演講：公文寫作與文書、檔案實務要領

Abstract

文書組於8月23日上午在醫學一館225會議室舉辦演講，邀請到國立臺灣科學教育館陳旭芬秘書主講「公文寫作」及文書組劉沛毓小姐說明「文書、檔案實務要領」。陳秘書將繁瑣的公文寫作解釋得條理清楚，幽默有趣。文書組同仁劉沛毓小姐則針對文書業務電子公文常遇到的問題，做提綱挈領的解說。

陳秘書講述公文寫作時，提到「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見，是公務員最常撰寫的公文書。制式的「簽」格式，通常可分「主旨」、「擬辦」和「說明」。「主旨」不宜太長，以不超過60字為原則，內容應包括「案由」及「擬辦」。「說明」中不宜夾有「擬辦」意見。另外，「擬辦」的文字避免與「主旨」重複，「主旨」中的擬辦屬原則性、概括性或方向性，「擬辦」段則是提出具體作法或細節建議。簽文撰寫要力求簡明扼要，使用按語及連接詞要正確，遇到複雜內容儘量用「表格」敘述。

陳秘書又說「公文稿」是機關「對外」的意思表達，其中以「函」最為普遍常用。「函」的格式與制式的「簽」同，函復的公文，應引敘或說明來文日期、文號，以方便受文機關調案處理。公文稿應使用較簡潔的半文言語體，不適合用過於口語化的表達方式，而且語氣要肯定，語意要明確，互相尊重，並避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性或模稜兩可的詞句。另外，要注意稱呼示敬要適切。最後陳秘書以「格式正確、條理分明、要言不繁、用詞精準」16字箴言做結語。

文書組劉沛毓小姐先說明文書處理及檔案管理處理流程，目前學校所有的公文均在線上公文系統處理，紙本公文簽核須與系統同步作業。凡校外來文「受文者」為「國立陽明大學」，發文都要以「國立陽明大學」名義發文。劉小姐還說明「刊登校園公布欄」態樣流程及有關收文、發文及歸檔常見的錯誤。另外，機密公文紙本製作同一般公文製作，但要輸入密等及解密條件，並以黃色卷夾親自持送。接著劉小姐在簡報上依步驟解說電子公文系統實務操作。

經過陳旭芬秘書及劉沛毓小姐的說明，大家對公文寫作與文書、檔案處理，有更清楚的認識。