教育部103年度檔案管理作業成效訪視

Abstract

教育部為了瞭解所屬機關檔案管理工作狀況，提昇檔案管理效能並就業務執行過程與成效予以評估。12月5日教育部秘書處楊淑華專門委員等帶領訪視委員及工作人員一行7人蒞校指導。由本校許萬枝副校長、王瑞瑤主任秘書及林茂榮總務長接待，在聽取簡報、實地查核及與人員晤談後，訪視委員們給本校寶貴意見與具體建議。

這次的訪視委員團包括教育部秘書處楊淑華專門委員、台灣科技大學教授吳宗成委員、嘉義大學副教授夏滄琪委員、前行政院秘書處參議宋惠雲委員、世新大學副教授莊道明委員及教育部秘書處王耿隆科長、黃美樺小姐等人。訪視過程先由本校總務處文書組單秀琴組長做檔案管理作業簡報，再由文書組、秘書室及資通中心人員陪同委員們參觀校史展示中心、檔案特展、檔案庫房、數位校史館及檔案應用與推廣網站。

參觀完學校的檔案管理作業，委員們與本校師長及工作人員展開座談。委員們對於學校檔案管理的部分，讚譽有加，包括「檔案立案編目部分」：「機關檔案保存年限區分表」5次修正版本保存完整，見證創校以來的檔案分類歷史軌跡，製作區分表小幫手精裝本，供同仁及承辦人員判斷檔案分類的簡便作業。還有「線上簽核永久保存檔案轉印紙本文雙軌存放」，分散線上簽核公文永久保存檔案的風險。另外文書組單組長自訂檔案歸檔清單格式，透過一張清單規範，內控各承辦人有關「歸檔、點收、編目、掃描、影像檔檢核、待入庫」等業務處理情形，以了解同仁間檔管業務進度與責任釐清。

委員們同時也指出本校檔案管理上的缺失，他們建議檔案庫房的消防灑水系統，要加以改善。座談會中，各處室工作人員感謝教育部訪視委員們的寶貴意見，也將委員們的建議作為日後檔案管理改進的重點。